Автоматизований хаос. Чому недосвідчений бізнес неспроможний створити ефективну управлінську структуру

Це схоже на спроби розчищати сніг під час завірюхи – такі відчуття періодично виникають у всіх підприємців, коли вони намагаються створити ефективну систему управління.

Це схоже на спроби розчищати сніг під час завірюхи – такі відчуття періодично виникають у всіх підприємців, коли вони намагаються створити ефективну систему управління. А бізнесом-то займатися і ніколи. Процеси, люди, конфлікти, помилки. Стійке відчуття мишачої метушні навколо - всі бігають, призначають зустрічі, але це все без будь-якого змісту. І ось ще один день наближається до кінця, а важливі для розвитку завдання так і залишилися в резерві... Бізнес нерішуче переминається з ноги на ногу, і... стоїть на місці.

Перша криза

Усвідомлення марності зусиль просунутися вперед приходить разом із першою кризою зростання. Власник не може прийняти цю ситуацію, оскільки він ще не подолав кризу становлення: боротьбу за клієнтів, дефіцит ресурсів та нестабільний грошовий потік. Вся його увага спрямована на зовнішні чинники. Тим часом всередині організації розвивається небезпечне для життя аутоімунне захворювання - власні співробітники починають конфліктувати між собою.

Початок автоматизації

Отже, як і передбачено класичними стадіями, - заперечення, гнів, торг, депресія, прийняття. Керівник прагне створити ефективну систему управління. Він уважно вислуховує проблеми кожного департаменту і доходить висновку: необхідно впровадити автоматизацію. На цей проект виділяються значні кошти - відносно невеликі у масштабах ERP систем, але суттєві для бізнесу.

Кожен відділ проводить порівняльний аналіз SaaS платформ, оцінюючи їх функціонал відповідно до поточних потреб і запитів працівників. Після швидкого погодження в коридорі, з ентузіазмом впроваджують обране рішення. Відділи заспокоюються, тепер вони зосереджені на важливому завданні — впорядкуванні та завантаженні даних. Excel таблиці більше не губляться у довгих переписках і нескінченних версіях з назвами типу Draft 1.2, Draft 1.3.1 тощо. Хоча можливість повернутися до старих методів через імпорт залишається, це буде зроблено пізніше. Наразі завдання виконано, і Excel таблиці набули більш репрезентативного вигляду.

Симптоми стихли - кожен орган - печінка, нирки, серце, - отримав свою дозу знеболювального. Але хвороба нікуди не зникла - вона перейшла в хронічну форму.

Реінтеграція ручного керування

Компанія розвивається, трансформується та прагне підтримувати адаптивність. Завдяки гнучкості вона здатна виживати та ефективно виділятися серед більших конкурентів. У відповідь на нові бізнес-виклики, відділи розширюються, діляться та швидко набувають значущості, перетворюючись на своєрідні незалежні феодальні володіння.

До того часу, коли у власника закрадається враження, що як мінімум 50% персоналу просто приходять посидіти на робочому місці, функціонал раніше впроваджених систем вже обвішаний поліпшеннями, костилями і хайповими трендами, як новорічна ялинка. Шукати істину доводиться наступальним рухом і автоматизований безлад повертається до ручного управління. Звіти робляться вручну - інакше, щоб подивитися на ті ж дані під іншим кутом, знадобиться тиждень розробки. Додати новий крок у процесі - означає переписати кілька модулів. А ієрархічні зміни в оргструктурі взагалі викликають збій сервера і масові панічні атаки в ІТ відділі.

Жорстка імунна відповідь системи відштовхує будь-кого, хто намагається внести покращення – технічні, людські та процесні перепони обрушуються на ентузіастів систематизації, як стара штукатурка зі стін занедбаного науково-дослідного інституту. Прості дії більше не є компетенцією одного відділу, кожне завдання перетворюється на конфлікт і вторгнення. Ніхто не знає, де початок і де кінець.

Ходіння по колу закінчується екстреним викликом консультантів. Як бригада швидкої допомоги, вони реанімують життєво важливі функції, але порятунок пацієнта залежить тільки від запущеності хвороби і бажання усувати її першопричину.

Як створити ефективну систему управління: ключові аспекти

Основна причина полягає в зрілості процесів і готовності компанії до систематизації. Спочатку необхідно, щоб культура компанії еволюціонувала. Якщо в організації існують чітко визначені процеси, де нові співробітники розуміють свої завдання і напрямки діяльності, можна говорити про наявність системи.

Система починається з розуміння, що функціонал вторинний, як змінна мода, а гнучка архітектура, що дозволяє впровадити будь-які зміни, наявність можливостей до інтеграції, єдиний вхід інформації - первинні, як базовий гардероб з вічною класикою. Від цього залежить, чи отримає бізнес цілісний механізм, здатний до еволюції або ще один велосипед з квадратним колесом.

Не менш важливо створити правильні очікування. Люди не будуть працювати менше, і це їх здивує. Навпаки, їм доведеться адаптувати свої звички, чому вони будуть опиратися. Користувачі будуть настільки креативними в пошуку обхідних шляхів, що деякі дуже важливі функції залишаться невикористаними. Деякі (незрілі) процеси ніколи не будуть автоматизовані, а інші (звичні) будуть виглядати настільки погано, що їх доведеться переробляти одразу після впровадження. Дані деякий час будуть спотворені, доведеться розробляти механізми для усунення людського фактора (багато).

Змінити підхід.

Щоб побудувати систему управління, краще рухатися по можливості ітеративно, починаючи з найпростіших процесів, і немає сенсу самостійно писати детальне технічне завдання. Той, хто зможе закласти одноклітинну структуру і вдихнути в неї життя, зветься бізнес-аналітиком. Говорить він мало, більше слухає, записує в зошит і красиво малює на дошці. Зустрічі з ним повинні стати рутинним і обов'язковим ритуалом. Як психолог, він годинами вникає у суть і спокійним голосом задає дуже правильні і часом незручні питання, намагаючись вибудувати потік і спрямувати інформацію в потрібні русла. До кінця розмови клієнт отримує легку втому і раптове осяяння і десь починає діяти по-іншому. А діяти по-іншому - більш ефективно, системно і спираючись на дані - це саме те, до чого повинно привести впровадження системи управління.

Чи варто?

Ознайомтеся з вашою системою керування:

Скільки часу йде у вас на отримання запитуваних даних або звіту?

А скільки часу проходить від ідеї до її впровадження?

Чи влаштовує вас швидкість обслуговування у вашій компанії?

Є ідеї, як скоротити час очікування і які перші кроки ви б зробили?